契約管理・更新機能をもっと詳しくご紹介

人材派遣管理システム「グッジョブ」の契約管理・更新機能に関するページです。グッジョブで解決できる契約管理の課題や特徴、企業での導入事例を紹介します。

自社で働く派遣社員が増えるほど、契約書作成や契約更新への対応など、契約管理にかかる業務負担は増加しやすくなります。契約管理を効率化するためには、情報を一元管理できる人材派遣管理システムの導入が効果的です。

グッジョブは、契約状況の可視化や更新アラート機能により、こうした煩雑な管理業務を根本から解決し、企業のコンプライアンス強化と業務効率化を実現します。

1. 解決できる課題は？

グッジョブは、派遣社員の契約管理に関して多くの企業が抱える課題を解決できるシステムです。ここでは、どのような機能によって課題を解決できるのかを解説します。

1.1　特定技能で可能な業務範囲

派遣社員を受け入れる場合、複数の派遣会社と契約を締結するケースも多く、契約書作成に時間を要するケースも少なくありません。

契約管理の課題	発生しやすい問題
契約書フォーマットの違い	派遣会社ごとに確認方法が異なり、チェック工数が増える
記載ミス・入力漏れ	差し戻しや修正依頼が発生し、契約締結まで時間がかかる
契約情報の転記作業	手入力によるヒューマンエラーが起こりやすい
契約状況の確認	最新契約がどれか分かりづらい

グッジョブでは、派遣先企業があらかじめ事業所情報や就業情報などをシステムに登録しておくことが可能です。派遣会社はその情報を引用して契約書を作成できるため、入力ミスや記載漏れの防止につながります。

グッジョブの活用により、派遣会社側の作成工数が削減されるだけでなく、派遣先企業からの修正依頼の発生も抑えられます。契約確認や差し戻し対応の負担を抑え、スムーズな契約締結を実現できるでしょう。

1.2　契約更新漏れ・契約終了日の見落としを防止

Excelや紙で契約管理を行っている場合、契約更新の漏れや契約終了日の見落としといったミスが発生しやすくなります。

一方、グッジョブでは契約情報をクラウド上で一元管理することで、契約情報を一箇所で管理できるため、更新状況を一覧で可視化できます。また、スタッフごとに契約期限のアラートを設定できるため、契約更新や終了手続きなど、必要な対応漏れを防ぎやすくなります。

1.3　煩雑な派遣法令・コンプライアンス対応を効率化

労働者派遣法は頻繁に改正されるため、常に最新のルールに沿った契約管理を行うことが重要です。

グッジョブで対応できる内容
● 法改正に対応した契約フォーマットを利用可能
● 契約履歴をクラウド上で一元管理
● 必要情報をすぐに検索・参照可能
● 監査時の確認作業を効率化
● 法改正時の無料WEBセミナーを実施

グッジョブは、法改正に準拠したフォーマットを採用しており、コンプライアンスの観点でも安心して利用できます。派遣会社との契約はクラウド上で一元管理でき、契約履歴が蓄積されるため、必要な情報をすぐに確認できます。これにより、日々の管理業務だけでなく、監査対応にかかる負担の軽減にもつながります。

さらに、サポートコンテンツとして、法改正時には無料のWEBセミナーを開催し、複雑な変更点をわかりやすく解説しています。最新の法令を正しく理解できるため、適切な契約管理体制の維持にも役立つでしょう。

2. グッジョブの特徴

グッジョブには、派遣社員の契約管理を効率化する便利な機能が多数搭載されています。ここでは、グッジョブの契約管理に関わる特徴を紹介します。

2.1　契約書作成

グッジョブでは、派遣先企業が入力した情報をもとに派遣会社が契約書を作成するため、記載ミスを防ぎ、修正依頼の手間を最小限に抑えられます。

システム上では、同一条件のスタッフを一つの契約として一括管理でき、新規スタッフの追加や契約終了にも柔軟に対応することが可能です。複雑になりがちな契約状況を、一覧で正確に把握できるようになります。

さらに、契約更新後の内容に変更があったスタッフは変更有無の項目で「あり」と表示されるため、契約内容を確認すべきスタッフを一目で判別できます。詳細画面では、変更箇所が黄色くハイライトされるほか、履歴一覧から過去の情報も参照できるため、内容確認にかかる時間を削減することが可能です。

また、スタッフ情報管理ではエビデンス機能を備えており、苦情処理対応や教育訓練実施などの履歴を残せます。

契約管理機能	特徴
契約書作成	登録済み情報を引用でき、入力ミスを防止
契約一覧管理	同条件スタッフを一括管理可能
変更箇所表示	更新時の変更内容をハイライト表示
履歴管理	過去契約内容を一覧で確認可能
エビデンス管理	教育訓練・苦情処理履歴を保存可能

2.2　派遣先情報の通知

派遣先企業は、「事業所抵触日通知」および「待遇情報に関する通知」を個別契約の締結前や更新のたびに行う義務があります。グッジョブでは、これらを毎月1日に自動通知する機能を搭載しており、通知漏れを防ぐことが可能です。

また、月1回以上の通知が必要な「就業状況報告書」についても、派遣先企業が個別契約書を承認したタイミングで自動作成されます。派遣会社側でも即座に閲覧・ダウンロードが可能になるため、連携がスムーズです。

報告書の項目は契約書の内容に紐づいて作成されるため、内容の不一致を防ぎ、法令を確実に遵守できます。

2.3　契約更新確認機能

グッジョブは契約更新確認機能を搭載しており、スタッフごとの契約期間を一覧で確認できます。契約終了日が近いスタッフを絞り込めるため、更新手続きの漏れ防止につながります。

また、各スタッフの更新可否を「◯」「△」「×」といった記号で管理できるほか、特記事項をメモとして記録できる点も特徴です。契約期間を含めたこれらの情報はCSVファイルとして一括出力が可能なため、派遣会社との情報共有も効率的に行えます。

契約更新確認機能でできること
● 契約終了日が近いスタッフを抽出
● 更新可否を「◯・△・×」で管理
● 特記事項をメモ保存
● CSVで一括出力
● 派遣会社との情報共有を効率化

3. 機能の活用事例

ここでは、実際にグッジョブを導入し、業務改善を実現した企業様の活用事例を紹介します。

3.1　事例1：派遣会社ごとに異なる契約書管理を改善｜日本トレクス株式会社様

グッジョブでは、派遣先企業が入力した情報をもとに派遣会社が契約書を作成するため、記載ミスを防ぎ、修正依頼の手間を最小限に抑えられます。

システム上では、同一条件のスタッフを一つの契約として一括管理でき、新規スタッフの追加や契約終了にも柔軟に対応することが可能です。複雑になりがちな契約状況を、一覧で正確に把握できるようになります。

さらに、契約更新後の内容に変更があったスタッフは変更有無の項目で「あり」と表示されるため、契約内容を確認すべきスタッフを一目で判別できます。詳細画面では、変更箇所が黄色くハイライトされるほか、履歴一覧から過去の情報も参照できるため、内容確認にかかる時間を削減することが可能です。

また、スタッフ情報管理ではエビデンス機能を備えており、苦情処理対応や教育訓練実施などの履歴を残せます。

3.2　事例2：情報を一元管理し管理工数を削減｜株式会社東海理化様

株式会社東海理化様では、派遣会社からの契約書提出の遅さや記載ミスなど、契約管理に関する複数の課題を抱えていました。また、スタッフ情報を複数の部門で個別に管理していたため、情報が分散し、管理が煩雑になっていた点も問題となっていました。

グッジョブ導入後は、契約管理に関するこれらの課題が改善され、管理工数の削減につながっています。スタッフ情報をグッジョブに集約したことで、本社や工場など部門をまたいだ 一元管理も実現しました。

3.3　事例3：契約確認時間を従来の1/10まで削減｜富双シート株式会社様

富双シート株式会社様では、約200名の派遣スタッフが就業しており、契約書の管理に多くの時間を要していました。

グッジョブの導入により、自社で登録した情報から派遣会社が契約書を作成できるようになったことで、書類の記載ミスが減少しました。さらに、契約書の書式の統一化で確認すべきポイントを把握しやすくなり、契約確認にかかる時間を従来の1/10まで削減することができました。

3.4　事例4：ペーパーレス化と法令対応の効率化を実現｜有楽製菓株式会社様

有楽製菓株式会社様では、繁忙期に派遣社員数が増加することから、紙ベースでの契約管理に大きな負担を感じていました。また、派遣会社ごとに派遣法改正時の対応が異なっていたため、コンプライアンス面でも不安を抱えていました。

グッジョブを導入したことでペーパーレス化が実現し、業務工数の削減や生産性向上につながりました。特に契約関連業務では、法令対応が必要な項目を自動化できる仕組みが整っているため、安心して運用できる点が評価されています。

3.5　事例5：契約書のデジタル化で管理業務を効率化｜自動車部品メーカーK社様

自動車部品メーカーK社様では、入社・契約更新のたびに増加する膨大な契約書の管理が不十分になっているという課題を抱えていました。その結果、行政調査や急な組織変更にともなう修正や差し替えが煩雑になっていました。

そこでグッジョブを導入し、契約書のデジタル化を進めたことで、契約書の整理や修正依頼、ファイリングといった作業が不要となりました。また、必要な契約書をすぐに確認・出力できるようになったことで、管理業務の効率化を実現しました。

グッジョブの機能や導入事例について詳しく知りたい方は、資料請求をご利用ください。また、導入に関するご相談やご質問もお気軽にお問い合わせください。