勤怠管理機能をもっと詳しくご紹介

人材派遣管理システム「グッジョブ」の勤怠管理機能を詳しく解説しています。打刻・集計・請求処理の自動化から労務リスクへの対応まで、導入後の運用イメージを確認したい担当者の方はご活用ください。

派遣スタッフの勤怠データをExcelや紙で管理していると、入力ミスや集計漏れが発生しやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。

「どこまで業務を自動化できるのか」「今の運用から切り替えられるか」と気になっている方もいるでしょう。

15年以上にわたる労務管理の実績を持つCAMTECが提供するグッジョブは、多くの企業に導入されている人材派遣管理システムです。確かな実績と数多くの導入事例に基づき、あらゆる企業の業務負担の軽減や効率化をサポートします。

1. 解決できる課題は？

勤怠管理機能を活用すると、日々の集計業務から労務リスクの管理まで、担当者が抱えやすい課題をまとめて解消につなげられます。自社の運用に当てはまる課題がないか、確認してみましょう。

1.1　集計効率のアップ

打刻データをシステムが自動で集計するため、月末の集計作業の工数を大幅に削減できます。従来のExcel管理では、各自が提出したシートを担当者が手作業でまとめるケースが多く、入力漏れや転記ミスが発生しやすい状況でした。

Excelや紙での管理と比較すると、グッジョブでは勤怠管理業務を効率化しやすくなります。

項目 従来（Excel・紙） グッジョブ
打刻方法 紙・手入力 PC・スマートフォン
集計作業 担当者が手作業 自動集計
未提出の確認 個別に追いかけが必要 システムで一元管理
ミスの発生 転記・入力ミスが起きやすい 人の手を介さないため防ぎやすい

PC・スマートフォンなどの端末からの打刻に対応しており、外出先や在宅勤務中の従業員も、リアルタイムに勤怠を記録することが可能です。

記録されたデータは自動で集計されるため、担当者が個別に確認・転記する作業が不要になります。未提出の勤怠データを追いかける手間もなくなり、締め日前後の業務量を平準化しやすくなるのもメリットです。

1.2　給与・請求計算の精度アップ

勤怠データをシステムが自動で集計するため、給与計算や請求処理での計算ミスを防げます。
勤怠情報を手作業で管理していると、以下のような人的ミスにつながりかねません。

● 残業時間の抜け漏れ
● 有給休暇の反映忘れ
● 休憩時間の差し引きミス
● 深夜勤務手当の計算漏れ
● シフト変更内容の反映漏れ

入力ミスや集計ミスが起こると、給与の支給額や取引先への請求金額に影響する場合があります。
グッジョブでは、打刻データをもとに労働時間・残業時間・休暇取得状況などを自動集計し、給与計算や請求業務で必要なデータをそのまま出力することが可能です。

数値を手作業で入力する工程を削減できるため、転記ミスが発生するリスクを抑えられます。正確なデータに基づいて計算が進むため、従業員への給与支払いや取引先への請求を、より正確に対応しやすくなります。

1.3　労務リスクを回避

残業時間のアラート機能や勤務超過の検知機能によって、法令違反につながる状況を事前に察知することが可能です。

36協定（時間外・休日労働に関する労使協定）では、月45時間・年360時間を上限として残業時間の規制が定められており、これを超えると労基署の指導対象になる場合があります。Excelなどで管理している場合は、月末に集計して初めて上限超えに気づくケースも珍しくありません。

ググッジョブでは、設定した残業時間の上限に近づいた従業員を自動で検知し、管理者に通知する機能を備えています。月の途中で状況を把握できるため、業務の調整やシフト変更を早めに行いやすくなります。

具体的には、以下のようなリスクへの対応が可能です。

リスク 課題 グッジョブでの対応
残業上限の超過 月末集計まで気づけない アラート通知で月の途中に検知できる
有給休暇の取得漏れ 個別に確認・管理が必要になる 取得状況をシステムが自動で管理できる
労働時間の記録不備 手書きや手入力では
抜け漏れが起きやすい		 打刻データがそのまま記録として残せる

問題が表面化してから対処するのではなく、未然に防ぐ仕組みが整っている点がシステムの強みです。

参考：36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省

1.4　現場状況をリアルタイムで把握

従業員の出退勤状況をリアルタイムで確認できるため、急な欠勤やシフトの乱れに、素早く対応できます。

従来の紙やExcel管理では、誰が出勤しているかをその場で確認する手段がなく「連絡が取れないまま時間だけが過ぎた」という状況になりがちでした。特に人員が現場に分散している業態では、現場の混乱が表面化するまで管理側が気づけないケースもあります。

グッジョブでは、管理画面から各従業員の出勤・退勤・打刻状況をリアルタイムで一覧表示することが可能です。欠勤が発生した際には、現在の稼働状況を見ながら代替要員の手配やシフト調整の判断を、素早く行えます。

リアルタイム把握によって対応できる場面の例は、以下のとおりです。

場面 従来の対応 グッジョブでの対応
急な欠勤 連絡が来るまで状況を把握できない 稼働中の人員をその場で確認し、
代替要員をすぐに手配できる
打刻忘れ 月末の集計時に初めて気づく 未打刻者をリアルタイムで検知し、
当日中に本人へ確認できる
シフトの乱れ 現場から報告が来るまで対応が遅れる 出勤状況をもとに、当日中に調整の
判断が可能になる

現場の状態を「後から確認する」から「今見える」に変えることで、管理者が状況を先読みして動きやすくなるでしょう。

2. グッジョブの特徴

グッジョブの勤怠管理機能は、打刻から請求処理まで一連の業務をシステム上で完結できる設計になっています。各機能の詳細を確認してみましょう。

2.1　勤怠システム

グッジョブでは、自社開発の勤怠管理システム「T-REX」と連携して利用できます。打刻方法は以下の3種類に対応しており、就業環境に合わせて選択が可能です。

打刻方法 特徴
PC オフィスや在宅勤務での打刻に対応
スマートフォン 外出先や現場からの打刻が可能
タイムレコーダー ICカードに対応（一部無料設置）

また、年間シフトカレンダーの設定や担当者管理が可能なため、交替制勤務を採用する製造現場でもスムーズに運用できます。

2.2　請求書作成

勤怠データをもとに請求書を作成する機能を備えており、月末の請求処理にかかる手間を減らせます。主な機能は以下のとおりです。

機能 内容
外部システムの勤怠CSVデータ取り込み T-REX以外の勤怠システムを利用している場合も、
CSVデータを取り込んで請求書を作成できる
派遣料金の試算・請求書のCSV出力 複数の派遣会社への請求書をまとめてCSV化でき、
金額の突合作業が省力化される
ファイル分割配布機能 1つのファイルにまとめたデータを、
派遣会社ごとに自動で分割して配布できる

請求処理に関わる作業を自動化できるため、月末業務の負担を減らし、確認作業の効率化にも役立ちます。

3. 機能の活用事例

ここでは、実際にグッジョブを導入した企業様の事例をもとに、勤怠管理機能の活用方法をご紹介します。

3.1　事例1：月末の請求処理にかかる工数を大幅削減｜半導体メーカーN社様

半導体メーカーN社様では、月末になると300名分の紙タイムシートを派遣会社ごとに仕分けてスキャンし、メールで送付する作業が毎月発生していました。

さらに、各派遣会社から届く請求書と勤怠データの照合作業も手作業で行っていたため、締日の1営業日以内という限られた期間に担当者の業務が集中していました。

グッジョブで勤怠をデジタル化したことで、月末の集計作業が大幅に省力化されています。派遣会社とのやり取りの回数も減り、請求書の回収から照合までの流れがスムーズになりました。

ヒューマンエラーも減少し、月末月初の業務負荷が以前とは比べものにならないほど改善されました。担当者が本来の業務に集中できる環境が整っています。

3.2　事例2：時間外労働をリアルタイムで見える化｜自動車部品メーカーT社様

時間外労働の状況を派遣会社とタイムリーに共有する手段がなく、繁忙期には月末近くになって残業の上限に気づくケースが続いていました。

残業指示の判断が遅れやすく、36協定（時間外・休日労働に関する労使協定）の上限超過リスクを抱えた状態で運用していたようです。

グッジョブ導入後は、各スタッフの勤怠状況をリアルタイムで確認できる環境が整いました。残業時間の多いスタッフを随時検索して状況を把握できるため、残業指示を計画的に行えるようになっています。

派遣会社側もWeb上から勤怠状況をリアルタイムに把握できることから、連携しやすい管理体制を構築できました。

3.3　事例3：勤怠のリアルタイム共有で現場負担を軽減｜六甲バター株式会社様

新工場の稼働開始により管理対象が増加し、紙での勤怠管理では対応しきれない状況になっていました。派遣会社への勤怠提出作業に加え、派遣法改正への対応も重なり、現場担当者の負担が限界に近づいていた時期に導入を決断いただきました。

管理業務が増え続ける中で、仕組みそのものを見直す必要があると判断した事例です。グッジョブ導入後は、勤怠データを派遣会社とリアルタイムで共有できる体制が整いました。新工場分の管理も既存の運用に乗せる形で対応でき、提出にかかる工数も削減されました。

評価対応は自動通知の仕組みで運用できるため、現場担当者が都度確認・連絡する手間がなくなりました。

3.4　事例4：全情報のデジタル化で業務工数を大幅削減｜ASブレーキシステム株式会社様

500名規模の派遣スタッフをすべてアナログで管理していたため、日々の業務工数が膨大になっていました。2020年の派遣法改正で管理項目がさらに増えることが見込まれ、現状の運用では対応しきれないと判断し、導入に踏み切っています。

人員を増やして対応する選択肢もあったものの、根本的な解決策としてシステム導入を選んだ事例です。

グッジョブ導入により、勤怠・契約・評価などの情報を一括でデジタル管理できる体制が整いました。各部署や現場をまたいだ情報の一元管理も実現し、担当者間での情報共有がスムーズになりました。

機能追加や改修要望への対応が迅速な点も、継続利用の後押しになっているようです。

グッジョブの機能や導入事例について詳しく知りたい方は、資料請求をご利用ください。また、導入に関するご相談やご質問もお気軽にお問い合わせください。